Errores comunes con hojas de cálculo y cómo solucionarlos

1. Algunos “problemas” comunes

Autora: Camila Salazar para Escuela de Datos

Tengo datos numéricos pero la función me da error

Algunas causas de este problema pueden ser:

 1. Los datos pueden estar guardados como texto, es por eso que debe verificar el formato de sus datos antes de empezar a realizar cálculos. Por ejemplo si se trata de números, estos deberían estar guardados en dicho formato. Para verificar esto, seleccione la o las celdas y fíjese en la parte superior donde dice “Number” y revise que esté guardado como número.

También puede verificar el formato posicionándose en la celda, de clic derecho y seleccione “Format Cells” o “Formato de Celdas”, donde podrá modificar el formato.

2. Si persiste el error

Si aún cambiando el formato persiste el error puede tratarse de otro problema que vemos a continuación. 

2. Cuidado con los puntos y comas cuando trabaja con números. Dependiendo de cómo tenga configurado su Excel, el programa separa miles y decimales con comas y puntos, es decir, la cifra puede aparecer como 5,200.25 o 5.200,25. Si el Excel está en español normalmente se utiliza la coma para separar decimales y el punto para separar miles; caso contrario si el Excel está en inglés. 

Para reemplazar esto puede configurarlo directamente desde su computadora o utilizar la opción “Find and replace” o “Buscar y reemplazar” para corregir el problema. 

Ejemplo 

Tenemos los siguientes datos:

No obstante el Excel que estamos utilizando separa los decimales con punto y no con coma, por lo que no podemos hacer cálculos numéricos. Nos vamos a la esquina superior derecha y damos clic donde dice Reemplazar. También puede usar el shortcut “Ctrl+F” (si está en inglés) o “Ctrl+B” (si está en español).

En Find (Buscar) ponemos el caracter que queremos sustituir. Es muy importante usar la lógica para identificar qué es el valor que queremos  sustituir primero. En este caso ponemos en Find . (un punto) y Replace  lo dejamos en blanco, ya que lo que queremos eliminar son los puntos. Damos clic en Replace all. Luego hacemos lo mismo pero sustituyendo las comas por puntos.

Es importante observar que al hacer el cambio los número se alinearon a la derecha (típico de cuando una variable está guardada como número).

3. La información que tengo en filas la quiero ver en columnas

Tenemos una información como esta, en donde en cada columna tenemos un programa de ayuda del IMAS y en cada fila diferentes características de los programas. Queremos ver fácilmente cuál es el programa en el que se ejecutó un monto mayor y para ello queremos ordenar de mayor a menor. No obstante dado que dicha información está en filas, no podemos hacer dicho ordenamiento.

La solución a este problema es transponer el cuadro, lo que significa que ahora las columnas serían filas y viceversa. Para hacer esto:

1. Seleccionamos el cuadro, le damos copiar, nos posicionamos sobre una celda vacía, damos clic derecho y seleccionamos Pegado especial (paste especial) 


2. En el cuadro seleccionamos la opción transponer 


3. La información debería verse así, con lo que podríamos aplicar un filtro y ordenar la información:

4. Copié celdas que tenían fórmulas y se copiaron con errores

Este error ocurre porque las celdas de referencia que tenía la fórmula, que en este caso era dividir el monto mensual entre el metro cuadrado, cambiaron. 

Para solucionar esto, podemos usar la opción de pegado especial que vimos anteriormente, pero con una modificación. Seleccionamos la opción valores (antes habíamos usado transponer), lo cual pega solamente los valores y no las fórmulas. 

5. Otros tips


Para seleccionar muchos datos a la vez de forma fácil, posiciónese

sobre la primera celda y use Ctrl+Shift y las flechas del teclado para seleccionar de forma rápida.