Para poner a disposición del público los datos es posible utilizar una amplia variedad de formatos. Sin embargo, no todos responden a los requisitos necesarios para definir tales datos como “abiertos”. 

El formato con el que se publican las informaciones, o sea la base digital con la que se memorizan las informaciones, puede ser de hecho abierto o cerrado. Un formato abierto es aquél en el que las especificidades del software están disponibles para cualquiera, gratuitamente, de modo que cualquiera pueda utilizarlas en el propio software sin alguna limitación de reutilización impuesta a través de derechos de propiedad intelectual. Cuando,  en cambio, el formato está cerrado puede significar que el formato es propietario y que las características técnicas no están disponibles públicamente o que el formato del archivo es propietario y, aunque las especificaciones técnicas sean públicas, su uso es limitado.

La razón fundamental por la que es importante aclarar el significado de “abierto” y de porqué utilizar exactamente esta definición la podemos resumir con un término: interoperabilidad. La interoperabilidad  es la capacidad que tienen diferentes sistemas y organizaciones para trabajar juntos. En nuestro caso, es la capacidad de combinar una base de datos (database) con otras. La interoperabilidad es la llave que nos permite obtener la primera ventaja práctica de la apertura: aumenta de forma exponencial la posibilidad de combinar diferentes bases de datos y, por lo tanto desarrollar nuevos y mejores productos y servicios.  

Además, la ventaja de los archivos con formatos abiertos es evidente puesto que permiten a los desarrolladores producir software y servicios utilizando dichos formatos. Este aspecto reduce al mínimo los obstáculos para reutilizar las informaciones que contienen. En cambio, usar formatos propietarios, puede provocar dependencia de software de terceros o de los poseedores de las licencias de los formatos. En el peor de los casos, esto puede suponer que la información se puede leer utilizando solamente un formato específico de software, que podría tener un coste prohibitivo o quedarse obsoleto con el tiempo.